Personvernavtale for coacher

Versjon 1.4 · Sist oppdatert 18. oktober 2026 · Gjelder fra 30. november 2026

Avtalen inngås mellom:

Fitplatform Medisinsk Trening AS, org.nr. 937 371 004 hei@medisinsktrening.no («vi», «Fitplatform»)

Coachen Den som godtar denne avtalen ved registrering («du», «coachen»)

Avtalen er en del av brukervilkårene, del B. Du må godta den for å få coachtilgang.

1. Rollefordelingen

Vi er ansvarlige for plattformen. Du er ansvarlig for din egen praksis.

Det gjelder uansett om medlemmet har kjøpt noe av deg eller ikke. En chat uten kjøp og et fullt coachingløp er det samme for din del: det er din faglige virksomhet, og opplysningene du får se, ser du som utøver av den.

Vi bestemmer hvordan opplysningene lagres, sikres, hvor lenge de blir stående og hvem som har tilgang til systemet. Du bestemmer hva du gjør med det du får se.

Ingen av oss kan oppfylle den andres del.

1.1 Hva vi svarer for

• at opplysningene lagres sikkert. De lagres i USA, hos Railway Corporation, og overføres dit under EU–US Data Privacy Framework eller EU-kommisjonens standardkontraktsklausuler (2021/914)
• hvilke underleverandører som brukes, og at det inngås avtale med dem. Én avtale er ikke på plass i dag: databehandleravtalen med Expo, som sender push-varsler, er bedt om, men ikke signert
• hvor lenge opplysningene blir stående
• at medlemmet kan gi og trekke tilbake tilgang for den enkelte coachen
• medlemmets rettigheter overfor oss: innsyn, retting, sletting og utlevering av det som ligger i Fitplatform
• avvik som oppstår i systemet

1.2 Hva du svarer for

• alt du gjør med opplysningene i din praksis — det du leser, skriver, råder til og følger opp
• at du har et behandlingsgrunnlag for å behandle opplysningene i din virksomhet, se punkt 2
• at du har en personvernerklæring som beskriver praksisen din
• at du fører protokoll etter artikkel 30. Unntaket for små virksomheter gjelder ikke når du jevnlig behandler helseopplysninger — og det gjør du
• å svare den enkelte når han henvender seg til deg om din behandling
• å melde avvik i din sfære til Datatilsynet innen 72 timer

Dette følger av at du driver for egen regning. Det er ikke noe vi har funnet på, og det gjelder uansett hva som står her.

1.3 Hvem gjør hva

2. Grunnlaget ditt: medlemmet gir deg tilgang

Er du og et medlem knyttet sammen, ser du navnet og kontaktopplysningene hans. Alt annet må du be om, og han må godta.

Du ber om tilgang på ett av fire nivåer — program, chat, status eller full innsikt. Du velger hvilket nivå du ber om; medlemmet godtar eller avviser. Han kan trekke tilgangen tilbake når som helst, og da mister du innsynet.

Det er dette som er grunnlaget ditt for å behandle opplysningene i din virksomhet. Tre ting følger av det:

• be bare om det du trenger. Ber du om full innsikt når du bare skal svare på en melding, ber du om mer enn du har bruk for
• du kan bare bruke opplysningene til det medlemmet ga tilgang for. Tilgangen er ikke en generell fullmakt
• blir tilgangen trukket, er den slutt. Ikke bruk opplysninger du har sett tidligere til å fortsette en oppfølging medlemmet har avsluttet

Mye av det du ser er helseopplysninger — vekt, kosthold, skader, plager, og det medlemmet skriver om egen tilstand. Slike opplysninger har et strengere vern etter GDPR artikkel 9. Trekker medlemmet tilgangen, eller er du i tvil om noe ligger utenfor det han har gitt: la være, og spør.

Tilgangen fra medlemmet dekker at du får se opplysningene. Den dekker ikke automatisk alt du selv velger å gjøre med dem i din egen praksis — det ansvaret er ditt, jf. punkt 1.2.

3. Regler for behandling i systemet

Dette er delen som må fordeles ryddig. Den gjelder uavhengig av ansvarsfordelingen over.

3.1 Taushetsplikt

Du har taushetsplikt om alt du får vite om medlemmer gjennom Fitplatform. Den gjelder også etter at coachrollen er avsluttet, og har ingen sluttdato.

Har du ansatte eller medhjelpere som må ha tilgang, skal de være bundet av tilsvarende taushetsplikt, og du er ansvarlig for det de gjør.

3.2 Bare det du trenger

Du skal bare slå opp i opplysninger om medlemmer som har gitt deg tilgang, og bare innenfor det nivået de har gitt. Nysgjerrighet er ikke et formål.

3.3 Sikkerhet

• hold innloggingen din for deg selv. Ikke del den, ikke lagre passordet slik at andre kommer til
• bruk tofaktorpålogging der det er tilgjengelig
• ha skjermlås på telefon og datamaskin du bruker til dette
• ikke logg inn fra delte eller offentlige maskiner
• ikke la skjermen stå åpen der andre kan se den
• hold operativsystem og app oppdatert

3.4 Ikke ta opplysningene ut av tjenesten

Du skal ikke kopiere opplysninger ut av Fitplatform. Det gjelder også:

• skjermbilder som lagres på egen enhet eller i skytjeneste
• eksport til regneark
• videresending på e-post, SMS eller meldingsapper
• kopiering inn i KI-verktøy, notatapper eller andre tjenester

At du er ansvarlig for din egen praksis gir deg ansvaret for opplysningene. Det gir deg ikke rett til å flytte dem fra et system som er sikret, og inn i et som ikke er det.

Trenger du å ta ut opplysninger av en grunn som ikke er dekket her, avtal det med oss først.

3.5 Underleverandører

Du kan ikke la andre behandle opplysninger fra Fitplatform uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra oss.

Våre egne underleverandører — drift og lagring, e-post, SMS, feilsporing, lagring av bilder, push-varsler og KI — står i personvernerklæringen. Vi varsler ved endringer.

3.6 Overføring ut av EØS

Ingen opplysninger fra Fitplatform skal overføres til, eller gjøres tilgjengelige fra, land utenfor EØS uten skriftlig forhåndsgodkjenning fra oss.

I praksis: bruker du en skytjeneste, en KI-tjeneste eller et lagringssted du ikke vet hvor står, skal ingenting derfra inn i det.

4. Hvis noe går galt

Oppdager eller mistenker du at opplysninger er kommet på avveie — en stjålet telefon, en delt innlogging, en e-post til feil mottaker, et oppslag som ikke skulle skjedd — skal du varsle oss uten ugrunnet opphold og senest innen 24 timer.

Send til hei@medisinsktrening.no. Skriv:

• hva som skjedde, og når
• hvem og hvilke opplysninger det gjelder
• hva du har gjort så langt

Ikke vent til du har full oversikt. Et ufullstendig varsel i tide er mye bedre enn et fullstendig varsel for sent.

Vi varsler deg på samme måte hvis det oppstår et avvik i systemet som berører medlemmer du følger opp.

Meldeplikten til Datatilsynet følger ansvaret: vi melder det som gjelder plattformen, du melder det som gjelder din praksis. Er avviket i begge sfærer, avklarer vi det sammen — men ingen av oss skal vente på den andre. 72-timersfristen løper for hver av oss uavhengig.

5. Når det avsluttes

Når coachrollen din avsluttes, mister du tilgangen til opplysningene i Fitplatform umiddelbart.

Har du på tross av punkt 3.4 opplysninger utenfor Fitplatform, skal du slette dem og bekrefte skriftlig til oss at det er gjort. Dette gjelder ikke opplysninger du er pålagt å beholde etter annen lov — for eksempel bilag etter bokføringsloven.

Vil du beholde kundeforholdet utenfor Fitplatform, må du innhente opplysningene fra personen selv. Du kan ikke ta dem med deg ut av systemet.

6. Ansvar

Hver part svarer for sin egen del.

Bryter du denne avtalen, og vi blir holdt ansvarlige for det overfor et medlem eller overfor Datatilsynet, kan vi kreve tapet dekket av deg.

Vi kan si opp coachrollen din umiddelbart ved vesentlig brudd.

7. Varighet, endringer og lovvalg

Endret i versjon 1.4, gjelder fra 30. november 2026. Fram til den datoen gjelder versjon 1.3. Den sa i tillegg at du må godta en ny versjon for å beholde coachtilgangen.

Avtalen gjelder så lenge du har coachtilgang.

Vi kan endre den når regelverket eller tjenesten endrer seg. Vesentlige endringer varsles på e-post minst 30 dager før de trer i kraft. Er du uenig i endringen, kan du avslutte coachrollen før den gjelder.

Avtalen er underlagt norsk rett. Verneting er Norge.

Vedlegg A — Opplysninger coachen får tilgang til

Lagringssted: USA, hos Railway Corporation — se punkt 1.1. Mottakere: ingen. Coachen skal ikke dele opplysningene med noen. Overføring ut av EØS fra din side: ingen — se punkt 3.6.